個人情報の取り扱いについて

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個人情報の取り扱いについて

1. 情報サービス事業者の名称

きらぼしシステム株式会社

2. 個人情報管理責任者

管理本部長

3. 個人情報の取得と利用目的について

当社は、情報サービス業を主とした事業活動において、個人情報を以下の各項毎の業務上必要な範囲で、適法かつ適正な手段により取得し、利用するものとします。

(1) お客様及びお取引先の皆さまに関する個人情報

  • ① お客様が、当社商品のご購入や各種サービスのご利用、システムの開発委託等をされる場合に、電話・FAX・eメール・名刺・面談・書類授受等で取得させていただきました、お客様の個人情報は、その引合い・契約・取引等で必要とする、各種ご連絡、商談、お問合せ・ご依頼への対応、契約上の権利義務の履行等のために利用するものとします。
  • ② 当社が、お取引先の物品購入や各種サービスの利用、システムの開発委託等をする場合に、電話・FAX・eメール・名刺・面談・書類授受等で、取得させていただきました『お取引先の個人情報』は、その引合い・契約・取引等で必要とする、各種ご連絡、商談、お問合せ・ご依頼への対応、契約上の権利義務の履行等のために利用するものとします。
  • ③ 上記以外では当社よりお送りする、各種のご挨拶状、ご案内状等のために利用するものとします。

(2) 業務委託に伴いお預かりするお客様所有の個人情報

  • ① お客様所有のシステムの開発・保守・運用業務等の委託に伴って、お預かりした個人情報は、委託業務を遂行するために利用するものとします。
  • ② お客様の給与計算処理、口座振替データ作成等の情報処理サービス業務の委託に伴い、お預かりした個人情報は、委託業務を遂行するために利用するものとします。
  • ③ お客様のシステムの業務仕様や端末操作の問合せ対応を行う、ヘルプデスク業務の委託のため、お預かりした個人情報は、委託業務を遂行するために利用するものとします。
    なお、当社ヘルプデスク業務では、契約履行の範囲内で、お客様からの問合せの履歴(含む音声)を保管することがあります。

(3) 採用応募の皆さまに関する個人情報

採用応募者の皆さまから、電話・FAX・eメール・応募書類等で、取得させていただいた個人情報は、当社での採用選考、採用業務管理及び応募者の皆さまとの、連絡等に利用するものとします。

(4) 協力会社社員の皆さまに関する個人情報

協力会社社員の皆さまに関する個人情報は、当社との開発委託や要員派遣等の契約取引に伴って、協力会社を通して取得させていただいたもので、契約履行の範囲内で就業・作業確認や当社施設の入退管理等のために利用するものとします。

(5) 役員、社員(退職者を含みます)に関する個人情報

人事労務管理、福利厚生、事務連絡及び緊急時の連絡、当社施設の入退管理等のために利用するものとします。

4. 個人情報の第三者への提供について

当社は、以下のいずれかに該当する場合を除いて、個人情報の第三者への提供はいたしません。

  • (1) お客様本人の同意をいただいている場合
  • (2) 統計的なデータなど本人を識別することができない状態で開示・提供する場合
  • (3) 法令に基づき開示・提供を求められた場合
  • (4) 人の生命、身体または財産の保護のために必要であって、お客様のご同意をいただく事が困難である場合
  • (5) 国または地方公共団体等が公的な事を実施するうえで協力する必要がある場合であって、お客様のご同意をいただくことにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
  • (6) 当社は、業務を円滑に遂行するため業務の一部を委託先に委託し、当該委託先に対し必要な範囲でお客様の個人情報を預託する場合があります。この場合、当社が定めた基準を満たす者を委託先として選定するとともに、個人情報の取扱いに関する締結や適切な監督を行います。

5. 個人情報の共同利用について

東京きらぼしフィナンシャルグループは、以下のとおり、個人情報保護法に基づきお客さまの個人データをグループ内で共同利用させていただいております。

(1) 共同利用する個人データの項目

共同利用する個人データの項目は、氏名・住所・生年月日その他の属性情報、与信管理に必要な情報等が該当します。

(2) 共同利用者の範囲

株式会社東京きらぼしフィナンシャルグループおよび以下の各社。(金融商品取引法など、関係法令等により共同利用が制限されている場合には、その法令等に則った取扱いとします。)

  • 共同利用者である会社等
    • 株式会社東京きらぼしフィナンシャルグループ
    • 株式会社きらぼし銀行
    • 東京きらぼしリース株式会社
    • きらぼしシステム株式会社
    • 株式会社きらぼしコンサルティング
    • きらぼしJCB株式会社
    • きらぼしキャピタル株式会社
    • きらぼしライフデザイン証券株式会社
    • きらぼしサービス株式会社
    • きらぼし信用保証株式会社
    • 八千代信用保証株式会社
    • きらぼしビジネスサービス株式会社
    • 綺羅商務諮詢(上海)有限公司
    • きらぼしテック株式会社
    • KIRABOSHI BUSINESS CONSULTING VIETNAM CO., LTD.

(3) 共同利用者の利用目的

東京きらぼしフィナンシャルグループにおいて経営上必要な各種リスクの把握及び管理のため

(4) 個人データの管理責任者

株式会社 東京きらぼしフィナンシャルグループ

(5) お客さまの情報の東京きらぼしフィナンシャルグループでの共同利用に関するお問い合わせ窓口

連絡先:株式会社きらぼし銀行 お客さま相談センター 〔個人情報ご相談窓口〕
所在地:〒107-0062 東京都港区南青山3-10-43
電話:0120-684-732(通話料無料)
受付時間:平日9:00~17:00 (土・日等の銀行休業日を除く)

(6) 取得方法

各グループ会社が取得した個人情報を適切な安全管理措置が講じられた方法で取得し共同利用させて頂きます。

6. 安全管理措置について

当社は、個人情報の漏えい、滅失、毀損等を防止するため、個人情報保護方針を策定したうえで以下の措置を講じております。

(1) 組織的安全管理措置

  • ・個人情報保護の責任者を設置し、個人情報保護の体制を整備しております。
  • ・個人情報の取り扱い状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、内部監査等により管理状況の確認を実施しております。

(2) 人的安全管理措置

  • ・個人情報の取り扱いに関する留意事項等について、従業者に定期的な教育研修を実施しております。

(3) 物理的安全管理措置

  • ・従業者の入退出管理を行うとともに、権限を有しないものによる個人情報への不正アクセスや持出し等を防止するための措置を講じております。

(4) 技術的安全管理措置

  • ・個人情報へのアクセス制御、アクセス管理、外部からの不正アクセスの防止、業務端末紛失時の個人情報の漏えい等を防止する仕組みを導入しております。

7. 保有個人データの開示、訂正、利用停止および、個人データの第三者提供記録の開示等について

当社の保有個人データに対する開示、訂正、利用停止および、個人データの第三者提供記録の開示等(以下、「開示等」という。)のご希望につきましては、以下の方法にてお取扱いさせて頂きます。

(1) 開示等の請求受付窓口

開示等の請求は、所定の請求書に必要書類を添付の上、下記宛先までご郵送下さい。
尚、封筒に「開示等請求書類在中」とお書き添え下さい。

〒101-0052
東京都千代田区神田小川町3-3 とみん神田ビル
きらぼしシステム株式会社
個人情報相談窓口責任者

(2) 「開示等の請求」に際して提出すべき書面(様式)

「開示等の請求」を行う場合は、下記の請求書①~③のいづれかを印刷し、必要事項をご記入の上、本人確認のための書類④を同封して上記(1)宛にご郵送下さい。

(3) 代理人の方による「開示等の請求」の手続き

未成年者もしくは法定代理人または任意代理人が開示請求等を申込まれる際には、前項の書類に加えて下記の書類を添えて下さい。また、回答はご本人に直接送付いたします。

  • ① 法定代理人の場合
  • ● 法定代理権があることを確認するための書類
  • ・戸籍謄本・登記事項証明書・・・1通
  • ● 法定代理本人を確認するための書類
  • ・運転免許証・健康保険の被保険者証・パスポート等の写し・・・1通
  • ② 任意代理人の場合
  • ● 委任者本人が発行する当社所定の委任状(実印の押印があるもの)
  • ・ 「委任状」
  • こちらのPDFを印刷し、必要事項をご記入下さい。
  • ● 委任者本人の印鑑証明書
  • ・ 印鑑証明書・・・1通
  • ● 委任者本人を確認するための書類
  • ・ 運転免許証・健康保険の被保険者証・パスポート等の写し・・・1通
  • ● 任意代理人本人を確認するための書類
  • ・ 印鑑証明書・・・1通
  • ・ 運転免許証・健康保険の被保険者証・パスポート等の写し・・・1通

(4) 開示請求の取扱手数料

保有個人データの開示請求および利用目的の通知および、個人データの第三者提供記録の開示請求につきましては下記取扱手数料を申し受けます。
1回の申請ごとに、1,100円(消費税込み)
なお、お支払方法は当社指定の口座へお振込み下さい。

※所定の期間内にお振込みがない場合は、開示のご請求がなかったものとして対応させていただきます。

(5) 「保有個人データ」および、「個人データの第三者提供記録」の不開示事由について

次に定める場合は、不開示とさせて頂きます。不開示を決定した場合は、その旨、理由を付記して通知申し上げます。また、不開示の場合についても所定の手数料を頂きます。

  • ・ 請求書に記載されている住所・本人確認のための書類に記載されている住所・当社の登録住所が一致しないときなどご本人様が確認できない場合
  • ・ 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
  • ・ 所定の請求書類に不備があった場合
  • ・ 開示の求めの対象が「保有個人データ」に該当しない場合
  • ・ 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  • ・ 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
  • ・ 他の法令に違反することとなる場合

【注意】 本籍の記載されている資料の場合には本籍地を黒く塗りつぶしてから同封して下さい。
なお、本籍地と住所が同じで、本籍地を黒く塗りつぶすと住所が確認出来なくなる場合(例えば住所欄が同上などと記載されている場合など)には、他の資料の写しを同封して下さい。

8. 個人情報に関するご相談窓口について

(1) ご連絡先

きらぼしシステム株式会社 個人情報相談窓口責任者 宛
電話:03-4533-0001

(2) ご来社について

直接ご来社頂いてのお申し出はお受けできかねます。

(3) 当社は、苦情にあたっての中立的な第三者機関である、下記の認定個人情報保護団体の対象事業者となっています。

同団体では、対象事業者の個人情報の取扱いに関する苦情・相談を受け付けております。

  • 認定個人情報保護団体の名称
  • 一般財団法人 日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)
  •  個人情報保護苦情相談室
  •  住所 〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル内
  •  電話 03-5860-7565 / 0120-700-779

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